Alternativ til Planday for et lite sted
De fleste vaktplanverktøy er bygget for kjeder. Det merkes først når du er tre ansatte og en sommervikar, og prisen på nettsiden viser seg å ha et minsteantall lisenser under seg. Denne guiden er sjekklisten du kan gå gjennom før du bytter — uansett hvilket verktøy du ser på, inkludert vårt.
Slik leser du prisen
En pris per ansatt per måned sier ingenting før du vet to ting til: hvor mange lisenser du minst må kjøpe, og om lisensene telles per person på lønn eller per person som faktisk står på planen den måneden. Regn det ut for stedet ditt, ikke for et gjennomsnittsted. Ta antall ansatte du har i høysesong — inkludert helgevikarer og sommervikarer — og gang med prisen per lisens. Sammenlign den summen med en fast månedspris. For en kafé med under ti på lønn er det ofte den faste prisen som vinner, og forskjellen er større enn folk tror fordi minsteantallet slår inn akkurat når du er minst.
Sjekk bindingstiden før du sjekker funksjonene
Funksjonslisten er lett å sammenligne. Avtalevilkårene er det ikke, og det er der de dyre overraskelsene ligger. Finn frem tilbudet eller avtalen og let etter tre ting: avtaleperioden (går den måned for måned, eller i tolv måneder av gangen?), oppsigelsestiden (hvor lenge løper den etter at du har sagt opp?), og fornyelsen (fornyes avtalen automatisk, og hvor lenge før fornyelsen må du si opp for å slippe neste periode?). Vilkår varierer mellom leverandører og endrer seg over tid, så les din egen avtale i stedet for å stole på hva noen skrev i en anmeldelse i fjor. Er noe uklart, be leverandøren bekrefte det skriftlig før du signerer.
Sjekk hvordan du kommer deg ut igjen
Et verktøy du ikke kommer ut av er dyrere enn prisen sin. Still tre spørsmål før du flytter hele driften inn i et system: Kan jeg si opp selv, fra kontoen min, uten å ringe noen? Kan jeg laste ned vaktplanene og timelistene mine som fil? Hva skjer med dataene når abonnementet stopper — slettes de, og hvor lenge har jeg på meg til å hente dem ut? Svarene bør være ja, ja og «du har god tid». Får du ikke klare svar, er det svaret.
De fire funksjonene et lite sted faktisk bruker
Det meste i en demo er funksjoner for en HR-avdeling du ikke har. For en kafé, et bakeri eller en kiosk er det stort sett fire ting som blir brukt hver uke: En ukeplan du kan flytte vakter rundt i uten å tenke. Tilgjengelighet, altså hvilke dager hver ansatt har sagt at de ikke kan. Vaktbytte, så du slipper å holde orden på det i en meldingstråd. Og en eksport av timene som lønnssystemet ditt kan lese. Alt annet er hyggelig å ha. Vekt sammenligningen deretter: et verktøy som gjør disse fire tingene raskt slår et som gjør tjue ting tregt.
Hvor ligger dataene
Vaktplanen din inneholder navn på ansatte og når de jobber. Det er personopplysninger, og du er behandlingsansvarlig for dem selv om det er leverandøren som drifter systemet. Spør hvor dataene lagres, om det finnes en databehandleravtale du kan få, og hvem hos leverandøren som har tilgang. En leverandør som har orden på dette svarer på minuttet, fordi de får spørsmålet hele tiden. Rota driftes på servere i EU. Planleggeren her på siden lagrer uken i nettleseren din og sender den ingen steder, så for den delen finnes det ingen kopi hos oss å spørre om.
Slik gjør Rota det
Rota koster 19 kroner i måneden for hele stedet. Ingen pris per ansatt, ingen minsteantall lisenser, ingen bindingstid. Abonnementet er ikke åpnet ennå. Planleggeren her på siden er derimot klar, gratis og uten konto: du legger inn de ansatte, fyller uken fra vaktmalene dine og laster ned timelisten som CSV. Uken lagres i nettleseren din og sendes ingen steder. Prøv den på uken du står i nå, så ser du på ti minutter om verktøyet passer stedet ditt — uten å oppgi noe som helst.
Ofte stilte spørsmål
Hva koster Planday?
Prisen står på Plandays egen prisside, og den endrer seg — sjekk der, og be om skriftlig bekreftelse på minsteantall lisenser og avtaleperiode før du signerer. Vi gjengir ikke andres priser her, nettopp fordi de blir utdaterte.
Kan jeg flytte vaktplanen min fra et annet system?
Kan du laste den ned som CSV eller Excel, kan du bruke den. I Rota legger du inn de ansatte og vaktmalene på nytt — det tar noen minutter — og planlegger videre derfra.
Trenger de ansatte en app?
Nei. Rota kjører i nettleseren, og planen kan deles som en fil eller en lenke. Ingen installasjon for de som bare skal se når de jobber.