Hvordan importerer jeg timeliste direkte inn i lønnsprogrammet mitt
Du setter opp vaktplanen i Rota, verktøyet regner ut timene automatisk, og du eksporterer dem som en fil du laster opp i lønnsprogrammet. Det er ikke mer komplisert enn det – ingen manuell telling av timer fra et vaktskjema.
Fra vaktplan til timeliste
Når vaktene er lagt i Rota, ser du automatisk hvor mange timer hver ansatt har jobbet den uken. Du trenger ikke føre dette separat – timelisten bygges opp av de faktiske vaktene som er planlagt og bekreftet.
Slik eksporterer du timene
I Rota velger du perioden du vil sende, og laster ned timelisten som fil (for eksempel CSV eller Excel, avhengig av hva lønnsprogrammet ditt godtar). Denne filen laster du så opp i lønnsprogrammet slik det ber om import av timer.
Hva lønnsprogrammet trenger å motta
De fleste lønnsprogram ber om ansattnummer eller navn, dato, antall timer og eventuelt type (ordinær tid, overtid). Sjekk hvilket format ditt lønnsprogram krever før du importerer, slik at kolonnene i filen fra Rota matcher det som forventes.
Kontroller timene før du sender
Gå gjennom timelisten i Rota før eksport, og se at ingen vakter mangler eller er doble. Det er lettere å rette en feil her enn etter at filen er importert i lønnsprogrammet.
Oppbevaring av timelister i Norge
Etter den norske bokføringsloven skal underlag for lønn, inkludert timelister, oppbevares i minst fem år. Driver du virksomhet utenfor Norge, må du sjekke hvilke oppbevaringsregler som gjelder der du holder til.
Når noe ikke stemmer
Stemmer ikke timene i lønnsprogrammet med det som ble sendt fra Rota, er første steg å sjekke at filen ble lastet opp i riktig periode og at kolonnene er tolket riktig av lønnsprogrammet. De fleste avvik skyldes feil format, ikke feil i selve timeberegningen.
Ofte stilte spørsmål
Hvordan importerer jeg timeliste direkte inn i lønnsprogrammet mitt?
Du eksporterer timelisten fra Rota som en fil og laster den opp i lønnsprogrammet ditt, på samme måte som programmet ber om import av timer fra andre kilder.
Hvilket filformat bruker Rota til timelister?
Rota lar deg laste ned timelisten i vanlige formater som CSV eller Excel, slik at den kan leses av de fleste lønnsprogram.
Må jeg telle timene manuelt før import?
Nei, Rota regner ut timene basert på vaktene som er planlagt, så du slipper å telle dem selv før du sender filen videre.
Hvor lenge må jeg oppbevare timelister i Norge?
Etter norsk bokføringslov skal timelister som underlag for lønn oppbevares i minst fem år. Sjekk reglene som gjelder i ditt land hvis du driver utenfor Norge.
Hva gjør jeg hvis timene ikke stemmer etter import?
Sjekk først at riktig periode ble eksportert og at filen er lest riktig av lønnsprogrammet. De fleste avvik skyldes formatfeil, ikke feil i timeberegningen fra Rota.
Flere guider
Andre ting vi har laget
Påminnelse før meldekortfristen til NAV
Også på norsk, laget av oss.
Vi teller fastlegefristen for deg
Booking som aldri tar provisjon