Ferieplanlegger for ansatte
Ferieoversikt er ikke vanskelig så lenge alle jobber like mye. Det gjør de sjelden i en kafé eller butikk. Her er hva en ferieoversikt må vise når staben består av fulltid, deltid og tilkalling om hverandre — og hvor regnearket pleier å ryke.
De fire tallene du trenger per person
En ferieoversikt som faktisk er til å stole på viser fire ting for hver ansatt, og ikke mer: Avtalte timer per uke. Grunnlaget for alt det andre. Feriedager ved full stilling hos dere. Dette er et tall du setter, ikke noe verktøyet kan vite. Feriedager denne personen har. Regnet ut fra de to over. Dager brukt så langt. Og dermed hva som står igjen. Alt annet — avdeling, restsaldo fra i fjor, halve dager — kan du legge til senere. Disse fire er de som gjør at noen ringer deg i juli.
Hvorfor regnearket sprekker
Det sprekker sjelden i formelen. Det sprekker i disse tre: En ny ansatt arver forrige persons rad, inkludert stillingsprosenten. Nå står det 100 % på en som jobber 40 %. Ferien er registrert ett sted og vaktplanen et annet. Arket sier at Sara har ferie i juli; vaktplanen har satt henne opp midt i den. Stillingen endres midt i året. Den som gikk fra 50 til 80 % i mars har to grunnlag samme år, og arket har bare plass til ett. De to første er oppbevaringsproblemer: samme opplysning to steder blir før eller siden to forskjellige opplysninger. Det tredje er et reelt regnestykke du må ta stilling til uansett verktøy.
Koble ferien til vaktplanen, ikke til et eget ark
Den enkleste måten å unngå at ferie og vaktplan sier forskjellige ting, er å ikke ha dem to steder. Når ferien ligger i samme verktøy som vaktplanen, kan planen la være å sette opp folk som har fri, og den kan si fra hvis du legger inn ferie på en dag noen allerede står oppført. I Rota er det nettopp det som skjer: du legger inn ferie og fravær på personen, uken fylles rundt det, og en vakt som kolliderer med registrert ferie blir merket med en gang — ikke når noen ikke møter opp.
Hva du bør kunne svare på i løpet av ti sekunder
Test oversikten din med disse fire spørsmålene. Tar noen av dem mer enn ti sekunder, er det der verktøyet svikter: Hvor mange dager har Mats igjen? Hvem har fri i fellesferien? Har noen fått mer ferie enn de har krav på? Kolliderer denne ferieforespørselen med en vakt? De tre første er oppslag. Det fjerde er det som koster penger når svaret kommer for sent.
Hva Rota gjør med dette
Rota er gratis, og ferie og fravær ligger i samme bilde som uken. Du setter hva full stilling er hos dere og hvor mange feriedager en full stilling gir. Så regner Rota ut hver enkelt sin andel og viser regnestykket — «28 av 37,5 timer = 75 %» — så du kan se hvor tallet kom fra i stedet for å stole på det. Ferie og sykdom legges inn per dag. Uken fylles rundt dem, og en vakt som havner på en registrert feriedag blir merket. Ingen konto, ingen pris per ansatt.
Ofte stilte spørsmål
Hvor mange feriedager har en deltidsansatt?
Andelen av det en fulltidsansatt hos dere får, i forhold til avtalt stilling. Jobber de 28 av 37,5 timer, er det 75 % av full ferie. Hvor mange dager full ferie er, varierer med land og avtale — sett tallet som gjelder hos dere, så følger resten av regnestykket.
Hva med tilkallingsvakter uten fast stilling?
Da finnes det ingen stillingsprosent å regne ut fra, og et verktøy som later som er verre enn et som sier fra. Rota viser «tilkalling» i stedet for et tall, så du kan behandle dem for seg.
Må de ansatte ha en konto for å se ferien sin?
Nei. Vaktplanen deles som en lenke som inneholder uken, og ferien vises i samme bilde. De trenger verken konto eller app.
Flere guider
Andre ting vi har laget
Også på norsk, laget av oss.
Også på norsk, laget av oss.
Også på norsk, laget av oss.
Også på norsk, laget av oss.