Bindingstid og oppsigelse på et vaktplansystem
«Jeg trodde jeg kunne si opp når som helst» er en dyr setning. Programvareavtaler for små bedrifter har ofte en avtaleperiode, en oppsigelsesfrist og en automatisk fornyelse — tre forskjellige ting som må stemme samtidig for at oppsigelsen skal virke slik du tror. Her er hvordan du sjekker din egen avtale.
De tre datoene som avgjør alt
Finn frem avtalen, ordrebekreftelsen eller tilbudet du signerte, og let etter disse tre: Avtaleperioden. Går abonnementet måned for måned, eller er det bundet til en periode — typisk tolv måneder — som løper fra oppstartsdatoen? Oppsigelsesfristen. Når du sier opp, hvor lenge løper avtalen videre? En måned og tre måneder er begge vanlig, og forskjellen er penger. Fornyelsen. Fornyes avtalen automatisk for en ny periode hvis du ikke sier opp, og hvor lenge før fornyelsesdatoen må oppsigelsen være inne? Det er dette punktet folk går i, fordi datoen ligger et år tilbake i innboksen.
Si opp skriftlig, og be om bekreftelse
Send oppsigelsen på e-post selv om systemet har en knapp for det, og be eksplisitt om en skriftlig bekreftelse på tre ting: at oppsigelsen er mottatt, hvilken dato avtalen faktisk opphører, og at det ikke kommer flere fakturaer etter den datoen. Ta vare på svaret. En bekreftelse i innboksen er forskjellen mellom en diskusjon og et faktum hvis det kommer en faktura tre måneder senere.
Hent ut dataene dine først
Gjør dette før du sier opp, ikke etter. Tilgangen kan stenges på opphørsdatoen, og da er det for sent å laste ned noe som helst. Last ned timelistene for perioden du er lovpålagt å oppbevare, vaktplanene for inneværende og neste periode, og ansattlisten med avtalte timer. Lagre filene et sted som ikke er inne i systemet du forlater. Arbeidsmiljøloven krever at arbeidsgiver har oversikt over arbeidstiden til de ansatte, og den oversikten er ditt ansvar — ikke leverandørens. Har du spørsmål om hvor lenge du må oppbevare hva, spør regnskapsføreren din.
Ikke slipp det gamle før det nye virker
Kjør de to systemene i parallell i én lønnsperiode. Legg samme uke inn begge steder, kjør eksporten fra det nye systemet, og se at timene stemmer med det du ville sendt fra det gamle. Det koster deg én ekstra kveld og fanger opp den typen feil som ellers dukker opp på lønnsslippen — feil pausetrekk, vakter over midnatt som telles som null timer, en ansatt som mangler.
Hvordan slippe hele problemet neste gang
Når du velger neste verktøy, gjør bindingstiden til et krav og ikke en detalj. Månedlig avtale, oppsigelse fra din egen konto, og eksport av dataene dine når du vil. Skriv de tre inn i forespørselen din, så avslører svaret leverandøren fort. Rota er bygget etter den regelen: 19 kroner i måneden for hele stedet, ingen bindingstid og ingen oppsigelsestid. Abonnementet er ikke åpnet ennå, men planleggeren her på siden er klar og krever ingen konto — uken lagres i nettleseren din, og timelisten lastes ned som CSV når du vil.
Ofte stilte spørsmål
Kan leverandøren kreve tolv måneder av en liten bedrift?
Ja, hvis det står i avtalen du har inngått. Avtalefrihet gjelder mellom næringsdrivende, og forbrukerrettighetene du har privat gjelder ikke her. Derfor er det avtaleteksten, ikke rimeligheten, som avgjør.
Hva om jeg ikke finner avtalen?
Be leverandøren sende deg gjeldende avtalevilkår og oppstartsdatoen for inneværende periode. Det er en helt vanlig forespørsel og de har det tilgjengelig.
Må jeg ta vare på gamle vaktplaner?
Du må ha oversikt over de ansattes arbeidstid, og timelistene er den oversikten. Hvor lenge du må oppbevare dokumentasjon henger sammen med regnskapsplikten din — spør regnskapsføreren din om akkurat ditt tilfelle.