Fraværsoversikt i regneark
Et regneark er en helt reell måte å holde oversikt over fravær på, og for en liten stab er det ofte nok. Det er når staben vokser forbi det du klarer å holde i hodet at arket begynner å lyve for deg — stille, og alltid på samme fem måter.
De fem feilene
Samme opplysning to steder. Ferie i ett ark, vaktplan i et annet. Det går bra til de to er uenige, og da vet ingen hvilken som gjelder. Raden som ble kopiert. Ny ansatt arver forrige persons stillingsprosent, og feilen oppdages først når noen har tatt for mye ferie. Formelen som ble overskrevet. Noen skrev et tall rett i en celle som skulle regne. Arket ser riktig ut og er det ikke. Fravær uten type. «Borte» skiller ikke ferie fra sykdom, og de to skal ikke trekkes fra det samme. Ingen historikk. Når noen spør hvorfor saldoen er fem og ikke seks, finnes det ingenting å se tilbake på.
Skill fraværstypene fra dag én
Dette er den ene strukturendringen som er verdt å gjøre selv om du blir i regnearket. Ferie trekkes fra en saldo. Sykdom gjør det ikke. Annet fravær — permisjon, avspasering, kurs — kan ha egne regler hos dere. En kolonne som bare sier «borte» tvinger deg til å huske hvilken type det var, og det er akkurat den hukommelsen som svikter når noen spør fire måneder senere. Én kolonne for type koster ingenting å legge til nå og kan ikke rekonstrueres senere.
Hva som må følge med hvis du bytter
Før du flytter til et verktøy, sjekk at det kan gjøre disse fire — ellers har du byttet ett problem mot et annet: Skille mellom ferie, sykdom og annet fravær. Regne ferie etter stilling, ikke per hode, hvis dere har deltidsansatte. Vise fravær og vaktplan i samme bilde, så de to ikke kan si forskjellige ting. La deg ta dataene ut igjen. Det fjerde er det folk glemmer å spørre om, og det eneste som bestemmer hvor lett det er å flytte videre neste gang.
Når regnearket faktisk holder
Det er ikke alltid riktig å bytte. Blir du i regnearket hvis: Staben er under fem og alle jobber omtrent like mye. Ferie avtales muntlig og noteres samme dag. Du er den eneste som redigerer arket. Treffer alle tre, er et verktøy mest sannsynlig bare et nytt sted å glemme å oppdatere. Det er når to personer redigerer, eller når stillingsprosentene spriker, at arket koster mer enn det sparer.
Hva Rota gjør med dette
Rota holder fravær og vaktplan i samme bilde, og det er hele poenget: de kan ikke si forskjellige ting når de er samme sak. Ferie, sykdom og annet fravær er hver sin type. Bare ferie trekkes fra saldoen. Ferieretten regnes ut fra stillingen, med regnestykket synlig. Det er gratis, krever ingen konto, og uken ligger i nettleseren din — så det er ingen leverandør å be om dataene dine tilbake fra.
Ofte stilte spørsmål
Kan jeg fortsette å bruke regneark for noe av det?
Ja. Mange holder lønn og historikk i regneark og bruker et verktøy bare til selve uken og fraværet. Det som sjelden går bra er å ha samme opplysning begge steder.
Hvordan får jeg tallene ut av Rota?
Timelisten lastes ned som CSV, og uken ligger i nettleseren din. Det er ingenting å be om tilbake fra oss, fordi vi aldri har kopien.
Teller sykedager mot ferien?
I Rota trekkes bare ferie fra feriesaldoen; sykdom og annet fravær registreres hver for seg. Hvilke regler som gjelder for sykdom hos dere, må du sjekke der du er — verktøyet regner, det tolker ikke.
Flere guider
Andre ting vi har laget
Også på norsk, laget av oss.
Også på norsk, laget av oss.
Også på norsk, laget av oss.
Også på norsk, laget av oss.