Timeliste til lønn som CSV
Vaktplanen er halve jobben. Den andre halvparten er å få timene inn i lønnssystemet uten å skrive dem av for hånd. Her er hva en timeliste-fil må inneholde, hvorfor norske CSV-filer bruker semikolon, og hvilke tre feil som oftest gjør at importen ikke stemmer.
Kolonnene du trenger
En timeliste for lønn trenger sjelden mer enn dette: Ansatt — navnet, og helst også ansattnummeret hvis lønnssystemet ditt bruker det. Dato — én rad per vakt, ikke per uke. Fra og Til — klokkeslett, ikke varighet. Pause — ubetalte minutter, som en egen kolonne. Timer — det som faktisk skal betales, altså tiden minus pausen. Kommentar — for det som trenger en forklaring. Ha både klokkeslettene og de utregnede timene med. Timene er det lønnssystemet importerer; klokkeslettene er det du og den ansatte ser på når noen lurer på om en vakt er riktig.
Hvorfor semikolon og desimalkomma
På en norsk maskin er komma desimaltegn. Skriver du 7,5 timer i en CSV som er separert med komma, blir det to kolonner: «7» og «5». Derfor bruker norske CSV-filer semikolon som skilletegn. Excel med norske regioninnstillinger åpner en semikolonfil rett i kolonner uten import-veiviser, mens en kommafil havner i én kolonne og må ryddes for hånd. Samme logikk gjelder datoene: skriv dem som DD.MM.ÅÅÅÅ. Det er formatet norske systemer forventer, og det unngår tvetydigheten der 03.04 kan leses som 3. april eller 4. mars.
Første import er en kartlegging
Lønnssystemer med CSV-import ber deg som regel peke deres felter mot dine kolonner første gang. Det er ikke et tegn på at filen er feil — det er hvordan importen er ment å fungere, og oppsettet lagres til neste gang. Derfor betyr kolonnenavnene mer enn formatet: er de skrevet på norsk og heter det de er, tar kartleggingen to minutter. Rotas eksport bruker Ansatt, Dato, Ukedag, Fra, Til, Pause (min), Timer og Kommentar, nettopp for at det steget skal være åpenbart. Kjør den første importen på én uke, ikke en hel måned. Da er det overkommelig å rette hvis noe mappes feil.
De tre feilene som går igjen
Vakter over midnatt. En vakt fra 18:00 til 02:00 gir minus seksten timer hvis noen har regnet slutt minus start uten å håndtere døgnskiftet. Sjekk alltid nattevaktene i eksporten før du importerer. Pausen trukket to ganger. Hvis filen din allerede har trukket pausen fra timene, og lønnssystemet er satt opp til å trekke pause selv, blir hver vakt en halvtime for kort. Sjekk hva systemet ditt gjør med pausekolonnen. Navn som ikke matcher. «Ingrid H.» i vaktplanen og «Ingrid Hansen» på lønn er to forskjellige personer for en importrutine. Bruk ansattnummer der du kan, og ellers nøyaktig samme navn begge steder.
Sjekk summen før du sender
Før filen går videre: legg sammen Timer-kolonnen og sammenlign med totalen i vaktplanen. De skal være like. Er de ikke det, er det nesten alltid en av de tre feilene over — og det er billigere å finne det nå enn på lønnsslippen. Rotas planlegger viser totalen for uken rett ved siden av nedlastingsknappen, så du har tallet å sammenligne med.
Ofte stilte spørsmål
Hvilke lønnssystemer kan lese en slik fil?
De fleste lønnssystemer har CSV-import og lar deg kartlegge kolonnene selv ved første import. Sjekk dokumentasjonen til akkurat ditt system for hvilke felter det krever — kravene varierer, særlig rundt ansattnummer og lønnsart.
Kan jeg åpne filen i Excel først?
Ja, og det er lurt. Åpne den, se over at datoene og timene ser riktige ut, og lagre den igjen som CSV hvis du har rettet noe. Pass på at Excel ikke gjør om et ansattnummer med foranstilt null til et vanlig tall.
Hva med overtid og tillegg?
Satsene hører hjemme i lønnssystemet, ikke i timelisten. Timelisten sier når folk jobbet; hva det koster er en regel i lønnssystemet ditt, og den vil du ikke ha to steder.