Hvordan eksportere vaktplan til lønnssystem som CSV
Du eksporterer vaktplanen som CSV ved å åpne uken i Rota, trykke på eksporter og velge CSV-format – filen lastes ned med alle vakter og timer klare til lønn. Under går vi gjennom stegene, hva filen inneholder, og hva du bør sjekke før du sender den videre.
Slik eksporterer du vaktplanen som CSV i Rota
Åpne vaktplanen for uken du vil sende til lønn. Trykk på eksporter-knappen øverst i planen, velg CSV som filformat, og bekreft. Filen lastes ned direkte til enheten din og er klar til å lastes opp i lønnssystemet.
Hva CSV-filen faktisk inneholder
Filen lister ansattnavn, dato, start- og sluttid per vakt, samt total timesum for perioden. Har du lagt inn pauser i vaktplanen, kommer disse med som eget felt slik at lønnssystemet kan trekke dem fra timegrunnlaget.
Klargjør vaktplanen før du eksporterer
Sjekk at alle vakter er godkjent og at ingen står som uavklart før du eksporterer. En vakt uten bekreftet ansatt eller med feil klokkeslett følger med i filen akkurat slik den står, så feilen havner i lønnssystemet hvis den ikke rettes først i Rota.
Importer CSV-filen i lønnssystemet
De fleste lønnssystemer har en egen import-funksjon for CSV eller Excel-filer. Der laster du opp filen fra Rota og matcher kolonnene – navn, dato, timer – mot feltene i lønnssystemet. Hvordan akkurat dette gjøres varierer mellom systemer, så sjekk veiledningen til ditt eget lønnssystem for riktig fremgangsmåte.
Vanlige feil ved eksport til CSV
De vanligste problemene er feil datoformat, manglende pauseregistrering og vakter som ikke er bekreftet før eksport. Går noe galt i lønnssystemet etter import, er første sjekk å åpne CSV-filen i et regneark og se om tallene stemmer med vaktplanen i Rota.
Personvern og lagring av timelister
I Norge regulerer personopplysningsloven og EUs personvernforordning (GDPR) hvordan du lagrer og deler ansattes timelister, blant annet krav til sletting når data ikke lenger trengs til lønnsformål. Holder du til utenfor Norge, bør du sjekke hvilke regler som gjelder for lagring og deling av ansattdata der du driver.
Ofte stilte spørsmål
Hvordan eksporterer jeg vaktplan til lønnssystem som CSV?
Du åpner vaktplanen for uken i Rota, trykker på eksporter og velger CSV som filformat. Filen lastes ned med vakter, timer og pauser klare til å lastes opp i lønnssystemet.
Må alle vakter være godkjent før jeg eksporterer som CSV?
Det anbefales. Uavklarte eller ubekreftede vakter blir med i CSV-filen akkurat slik de står, og da kan feil timer havne i lønnssystemet.
Hvilke kolonner ligger i CSV-filen fra Rota?
Filen inneholder ansattnavn, dato, start- og sluttid, pauser og total timesum per vakt, klar til å matches mot feltene i lønnssystemet ditt.
Kan jeg åpne CSV-filen i regneark for å sjekke tallene før import?
Ja, filen kan åpnes i vanlige regnearkprogrammer slik at du kan kontrollere timer og datoer før du laster den opp i lønnssystemet.
Fungerer CSV-eksporten med alle lønnssystemer?
CSV er et generelt filformat som de fleste lønnssystemer kan importere, men hvordan kolonnene matches varierer fra system til system, så sjekk importfunksjonen i ditt eget lønnssystem.
Flere guider
Andre ting vi har laget
Også på norsk, laget av oss.
Også på norsk, laget av oss.
Også på norsk, laget av oss.
Også på norsk, laget av oss.